Статьи

КАК НАВЕСТИ ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ СЕМЬИ

Редакция ДЕТСКИЙВОПРОС.РФ расскажет, как навести порядок в важных документах, чтобы проблема скопления ненужных бумаг была решена в этот весенний период. Ведь весна – это время обновления и наведения чистоты.

За несколько десятков лет каждый человек накапливает огромное количество чеков, документов, распечаток, квитанций, которые нужно уметь правильно хранить, следить за окончанием сроков хранения и вовремя уничтожать лишнее, чтобы не заполонить ими весь дом.

Напишу о своей проблеме, которая меня часто преследовала. Одно время я забывала, когда точно закончится срок действия загранпаспортов и виз. У всех членов семьи разные сроки окончания действия загранников. Собираемся в отпуск, подходит дело к покупке билетов, и тут раз - по одному из паспортов уже ехать нельзя. Как я это поборола расскажу дальше.

Разбор бумаг и определение сроков хранения

Первое время, когда нас было только двое, не было машин, квартир и прочего, все документы мои с мужем занимали тоненькую папку и ещё папку квитанции.

Те времена прошли, со временем количество документов разрослось до огромной папки, в которую уже ничего не могло влезть, все туда помещалось по порядку, а не по теме. В итоге, чтобы идти куда-то с документами, сначала долго собирала их по запросу, просматривая все ячейки.

Теперь я экономлю время - у меня все разложено по тематическим папкам: недвижимость, здоровье каждого члена семьи по отдельным папкам и т.д.

Порядок в финансово-значимых документах нужен не только, чтобы вовремя найти нужную бумагу, но и для того, чтобы не пришлось их восстанавливать, платя пошлину и обходя все инстанции в разных концах города.

Остановлюсь подробнее на разборе бумаг по срокам, чтобы вы могли сделать подобное, а также уничтожить лишнее.

Делаю процедуру каждые полгода, можно и раз в год. Обязательно нахожу уже неактуальные бумаги, просто занимающие место.

Откладываю в сторону все бессрочные документы: СНИЛС, ОМС, свидетельства о рождении, ЕГРН, ИНН, свидетельство о браке и прочие.

По документам со сроками замены: паспорта, загранпаспорта, визы, водительские удостоверения, банковские карты (временно продлевают действие автоматически), страховки - составляю в Гугл Календаре график, в котором указываю срок окончания действия документа и настраиваю отправку уведомления, чтобы вовремя получить напоминание.

Налоговые декларации. В бумажном виде лично у меня их давно нет, все подаю электронно. Беречь из рекомендуют не более 7 лет, но я скажу так: даже те декларации, которые я ещё подавала на бумаге, есть в моем личном кабинете налогоплательщика. Храню до выплаты все бумажные документы, которые были необходимы при заполнении декларации: выписки, справки, лицензии, договора с организациями. Собираю и храню их с начала до конца года, чтобы в январе нового года подать декларацию за прошлый год.

Квитанции. Официально вам никто не скажет, сколько должна храниться квитанция ЖКХ, да и нужно ли это в современных реалиях. Она дублируется практически везде: в приложениях, приходит уведомление от банков. Но все же есть норматив Гражданского кодекса по исковой давности, который может защитить в случае нарушения ваших прав. Согласно ему исковая давность документов – 3 года. Например, банк или управляющая компания могут неожиданно выставить вам долг именно за этот период - не более трех лет. И чтобы доказать, что все было оплачено вовремя и долгов не было, нужно будет поднимать все квитанции и платежи.

Квитанций об оплате лично у меня давно нет, потому что плачу удаленно и чеки все сохранены в системе, можно их найти в историях операций. Квитанции бумажные также постаралась перевести в электронный вид, уведомив об этом поставщиков услуг.

Данные единого лицевого счета плательщика (ЕЛС) из бумажной квитанции я однажды занесла в платёжную информацию в приложение банка. И мне начали приходить электронные документы на оплату уже туда, остаётся только удаленно оплатить. Необходимость долгого хранения бумаг отпала.

Чеки из магазинов. Бумажные чеки нужно было хранить от 14 до 31 дня, но теперь все ведется максимально электронно. Многие магазины уже спрашивают, нужен ли вам чек, и при возможности не печатают его, потому что при электронной оплате вся информация сохраняется в истории операций в банковской системе. Для крупных покупок действует гарантийный талон на обслуживание.

Но чеки запрашиваются налоговой как подтверждение оплаты, если вы подаёте декларацию на возврат 13%. Например, за покупку лекарств или при самостоятельной покупке средств реабилитации. Также потребуются рецепты и выписки от врача. Тонкости существуют в каждой конкретной ситуации.

Для удобства налоговой создано тестируемое приложение “Мои чеки онлайн”, где все чеки, которые есть в электронном виде из магазинов, автоматически сохраняются в системе. Это очень удобно, на бумаге их можно больше не хранить.

Гарантийные талоны и инструкции к технике. Храним до окончания срока гарантии. Инструкции можно хранить, а можно легко найти их в интернете в электронном виде.

Судебные повестки, выписки и иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год.

Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года или пока они для вас имеют актуальность по конкретному вопросу.

Сортировка документов, создание папок

Я для себя создала следующие подвиды папок.

• Основная папка, которая постоянно под рукой. В нее входят:

• российские паспорта;
• загранпаспорта;
• водительские права;
• ИНН;
• СНИЛС;
• свидетельство о браке/о расторжении;
• свидетельства о рождении детей;
• Свидетельства о регистрации детей по месту жительства (справка формы 8);
• справка об инвалидности;
• военный билет;
• пенсионное удостоверение и т.д.

• Рабочие документы и об образовании

• трудовые книжки;
• справки НДФЛ и 182н;
• рекомендательные письма с работы;
• дипломы и аттестаты.

• Школы и сады, допобразование:

• характеристика из школ для детей;
• квитанции на питание;
• договоры с секциями и квитанции об оплате.

• Недвижимость

• договор о купле-продаже квартиры;
• банковские документы (ипотечный договор);
• документы о праве собственности (ЕГРН);
• экспликация.

• Документы на автомобиль

• ПТС; ОСАГО (в основном в машине и хранятся);
• договоры купли-продажи на предыдущие авто (могут понадобится при оформлении декларации в налоговую).

• Медицинские документы (разделены по отдельным папкам на каждого члена семьи)

• полис ОМС. Если полис электронный, тогда можно сделать копию, чтобы удобнее было называть его номер при вызове врача на дом или скорой помощи;

• ИПРА (индивидуальная программа реабилитации) инвалида;
• выписки из медкарт или частных приемов и прививочные сертификаты.

• Банковские документы

• договоры с банками;
• кредитные и ипотечные договоры;
• договоры по картам, вкладам и пин-коды.

• Налоговая

• документы для налоговой, которые собираю для подачи декларации за предыдущий год (справки со спортклубов, рецепты на лекарства, справки из медучреждений о платном обслуживании, договоры об оказании образовательных услуг).

• Прочие документы (отдельные папки)

• гарантийки на технику;
• переписка с ведомствами и инстанциями;
• коммуналка (квитанции и чеки, если храните);
• папка с копиями (иногда приходится ее брать, когда идешь в инстанцию, где точно потребуются копии документов, но там их не делают).

Если вы все удобно рассортировали по классификаторам или разделам, вам будет намного удобнее работать с документами и вовремя находить все необходимые бумаги.

Варианты хранения

Тут проявите полёт фантазии. Выбор будет зависеть от количества документов, интерьера, возможных денежных трат и прочего. Много вариантов легко можно найти в продаже на маркетплейсах и в канцелярских магазинах. Я вам предлагаю посмотреть такие варианты: папки, портфели, органайзеры, коробки, сейфы.

Электронный вид документов

После того как документы разложены по категориям, я делаю электронные копии документов. Мне это очень помогает, когда запрашивают прислать что-то в электронном виде, нужные документы у меня всегда под рукой. Приложение, которое стоит у меня, - «Все документы». Там я тоже все категоризировала. К безопасности у меня вопросов нет. Даже когда я ненадолго переключаюсь на другое приложение, приложение «Все документы» сразу закрывает просмотр. Можно найти альтернативы, устраивающие вас по безопасности, например, в облачном хранилище.

Ещё в приложении Госуслуг занесла фотографии необходимых документов, они оцифрованы, и теперь у меня их не запрашивают постоянно. Вкладка «Документы» - «Копии всегда с собой» - загружаете фотографии. Можно уже сейчас добавить паспорт, загранпаспорт, водительские права и военный билет.

Все возможные документы, которые можно оформлять в электронном виде без распечатки, оформляю. Например, ОСАГО и все виды страховок.

Ещё сделала нотариальные копии некоторых документов и теперь не ношу оригиналы с собой, чтобы не дай бог их нигде не забыть, предъявляя по любому требованию. Например, можно сделать нотариальную копию свидетельства о рождении, которое помогает в учреждении, куда проход ребёнку до определенного возраста бесплатный или со скидкой. Предъявление документа развеивает все сомнения в возрасте. Также удобно сделать копию справки об инвалидности. Такая услуга нотариуса значительно облегчает жизнь.

Основные ошибки при сортировке:

• Все члены семьи достают документы, забирают, не возвращают, кладут не на то место. Лучше знать, кто ответственный за хранение, и все бумаги оставлять под его контролем.
• Выделить для организации хранения максимально спокойное время, когда можно сосредоточиться и уделить время каждому документу.
• Сформировать максимально понятную категоризацию, чтобы не теряться в непонимании, куда лучше отнести документ. А в дальнейшем не тратить время на его усердный поиск в каталогах.
• Стараться максимально сокращать количество бумаг и уничтожать вовремя ненужные и просроченные документы.

Научиться правильно хранить финансовые документы полезно каждому человеку. Сформировав электронный архив и отметив для себя важные даты для замены или продления документации, вы не только приведете в порядок документы, но и возьмете под контроль такие ситуации, как просрочка в переоформлении.

Желаю вам навести порядок в своих финансовых и семейных документах и не попадать с ними в неловкие ситуации.

---